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档案转递注意事项
2019-11-18 09:56  

毕业生档案材料的归档、转递工作直接关系到毕业生的切身利益,不容疏忽。     

(一)毕业生档案归档要求和交接流程

1、毕业前一个月,各二级学院到学工部档案室领取毕业生档案,装入“天津农学院学生档案袋”(学工部统一提供)。     

2、填装学生在大学期间的各项材料。     

3、核查档案内装填材料,确认材料齐全、准确,无错装、漏装现象后,用专用档案封条(招生就业处统一提供)进行密封,并加盖学院公章。     

4、档案封装完成后,进行学院、学工部与招生就业处的三方交接。交接时,学工部与招生就业处一起对毕业生档案数量进行清点、核查和确认。     

(二)2020届毕业生档案转递预计时间:学校暂不替毕业生保存档案,毕业生档案会在2020年7月底全部转出。

(三)我校毕业生档案转递主要方式

我校毕业生档案转递分为四种方式,即毕业生自提、学校直接转递我市各大人才、学校暂留和EMS机要形式邮寄。     

(四)毕业生档案转递方法

1、毕业生自提档案     

在不违背各省市、各单位毕业生档案接收原则的前提下,允许并适度鼓励毕业生自提档案。     

(1)毕业生从各二级学院自提档案。需要自提档案的毕业生,待档案材料整理完成、密封、盖院章后,由本人向所在学院提出申请,学院做好自提档案登记即可。     

(2)毕业生档案转送至招生就业处而未转递出校,分自提和别人带取两种方式到招生就业处提取毕业生档案。     

①本人自提需携带:毕业证复印件、身份证复印件。     

②别人待取需提供:毕业证复印件、双方身份证复印件以及委托提档申请书(无格式要求)。     

2、学校直接转递各大人才的毕业生档案     

(1)转递到天津市大中专毕业生就业指导中心/天津市教育委员会人才交流服务中心(简称“教委人才”)保存的档案包括:     

①具有与教委人才签订的协议书或存档合同、商调函的毕业生档案;     

②除去“应征义务兵”、“国家基层项目”和“升学”毕业去向的天津生源毕业生档案(具有其他人才存档协议书或存档合同、商调函的天津生源毕业生档案不包括在内)。     

(2)转递到天津市人才服务中心(简称“北方人才”)保存的档案包括:     

①具有与北方人才签订协议书或存档合同、商调函的毕业生档案;     

②参加“海河英才”计划的毕业生档案。     

(3)转递到中国天津人力资源开发服务中心(简称“中天人力”)保存的档案包括:     

①具有与中天人力签订的协议书或存档合同、商调函的毕业生档案;     

②外地生源毕业生未落实毕业生档案存储机构,且有意留津的毕业生档案。     

3、学校暂留,后期转给校内相应部门的毕业生档案     

(1)本校应届专科毕业生通过专升本考试进入本校继续就读的专科毕业生档案,后期转给各学院;     

(2)本校应届本科毕业生通过研究生入学考试进入本校继续就读的本科毕业生档案,后期转给各学院;     

(3)“应征义务兵”和“国家基层项目”毕业去向毕业生档案,后期转给学工部;     

(4)与学校签订就业协议的毕业生档案,后期转给人事处。     

4、以EMS机要形式邮寄至各档案接收单位的毕业生档案     

该部分档案是指除自提、暂留和由学校招生就业处直接转递天津市各人才服务中心的其余毕业生档案。依据该类档案的转递地址,将档案及对应的“转递干部档案通知单”装入专用EMS档案袋中,加贴“EMS档案邮寄单”,用专用封条封好档案袋,并加盖招生就业处公章后寄出。EMS机要形式档案邮寄去向主要包括:     

(1)邮寄至用人单位或用人单位委托的存档机构     

①与机关、事业、国有、大型企业(有存、管档能力)签订就业协议/劳动合同/录用通知的毕业生档案会根据转档信息邮寄至用人单位;     

②与其他私营企业签订就业协议/劳动合同/录用通知且用人单位有委托存档机构的毕业生档案会根据存档信息/存档合同/商调函邮寄至用人单位委托的存档机构。     

(2)外地生源毕业生档案邮寄到生源所在地就业主管部门的毕业生档案     

①无意留津的外地生源毕业生且与其他私营企业签订就业协议/劳动合同/录用通知但用人单位无委托存档机构的毕业生档案会邮寄至毕业生生源地就业主管部门。     

生源地就业主管部门是根据学生所填生源地信息与各省市就业主管部门(教育部统一汇总统计编制,不可更改)匹配而得,毕业生生源地信息不同,对应的毕业生生源地就业主管部门就一定不同。如:河北省石家庄市人力资源和社会保障局、山西省大同市教育局等。     

②无留津意愿的毕业去向为“其他录用形式就业”、“自主创业”和“出国(境)”的外地生源毕业生档案会邮寄至毕业生生源地就业主管部门。     

(3)毕业去向为“升学”的毕业生档案会根据升学调档函信息邮寄到就读学校。     

(五)毕业生档案查询跟踪方法

档案转递完成后,转递情况及档案去向将及时上传至“天津农学院就业网”左侧“派遣及档案查询系统”板块(http://zjb.tjau.edu.cn/jyw.htm),学生可通过EMS编号查询档案去向。EMS网上查询时效为三个月。     

如超过网上查询时效,或经查确未寄达目的地,亦没有退回学校的,可由毕业生本人提出申请,委托学校招生就业处代为查询。中国邮政集团公司天津市分公司在EMS寄出一年内提供电话查询服务。     

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